Lean Office versione integrale

|| I principi della Lean Manufacturing o Produzione Snella possono essere applicati sia ai processi produttivi che a quelli gestionali e amministrativi al fine di migliorare su più fronti l'efficienza, e di conseguenza la competitività, di un'azienda.

Applicare questa metodologia all'interno degli uffici può risultare molto difficile poiché bisogna analizzare un flusso di lavoro che genera un prodotto intangibile: l'informazione. Le informazioni, così come i prodotti fisici, vengono generate, modificate, revisionate, inviate, salvate...tutte queste attività richiedono tempi e costi.

Le 7 tipologie di sprechi, 7s o Seven Wastes, possono essere riscontrate in:

Sovrapproduzione

Quando un ufficio genera troppe informazioni e le comunica prima che siano necessarie per il processo successivo, realizza di fatto uno spreco. Questi documenti se troppo dettagliati e se ricevuti in anticipo rispetto al calendario produttivo rischiano di essere basati su dati incompleti, accantonati sulla scrivania, persi o semplicemente mai letti.

Contrariamente a quanto si possa pensare anche ricorrere alla e-mail può provocare una sovrapproduzione di dati specialmente quando si mettono in cc (copia conoscenza) più destinatari di quelli effettivamente necessari. In questi casi il tempo speso a leggere montagne di email inutili comporta un rallentamento del processo produttivo.

In questi casi gli strumenti informatici costituiscono un valido supporto in quanto consentono di:

• definire un calendario delle attività condiviso in maniera che le date di inizio/fine processo siano note a tutti gli utenti;
• creare un database comune della conoscenza dove sia possibile definire la struttura organizzativa dell'azienda in modo da sapere quali siano le figure di riferimento a cui inviare le informazioni (responsabili di produzione, di stabilimento, di reparto…);
• fornire istruzioni puntuali per lo sviluppo del piano di produzione, sulla base degli ordini dei clienti ed il calcolo dei fabbisogni.

Gli strumenti forniti dalla nostra piattaforma jpiano®, rendono disponibili le informazioni necessarie solo agli utenti e alle postazioni interessate e solo nel momento in cui servono, evitando inutili sprechi di tempo per ricercare informazioni e documenti correlate alle attività correnti.

Perdite di tempo, attese e ritardi

Ogni qualvolta che si verifica un contrattempo, da una riunione iniziata in ritardo ad una pratica burocratica in attesa di approvazione, si verificano dei momenti di inattività.

Inoltre la mancanza di informazioni aggiornate facilmente reperibili fa sì che spesso gli impiegati perdano tempo nella ricerca della versione più aggiornata del documento desiderato.

In questi casi gli strumenti informatici costituiscono un valido supporto in quanto consentono di:

• avere i dati di produzione facilmente accessibili e sempre aggiornati;

• mantenere una tracciabilità elettronica dei documenti in maniera da agevolare le operazioni di ricerca e consultazione;

• sequenziare agevolmente le attività necessarie con un aggiornamento automatico delle date di inizio/fine previste nel caso in cui si verificassero degli imprevisti;

• semplificare la comunicazione con stabilimenti remoti, fornitori e clienti configurando notifiche ed allarmi relativi a possibili ritardi nelle consegne, segnalazione reclami e non-conformità...

Scorte

La mancanza di una pulizia periodica di scrivanie, archivi e posta elettronica favorisce la crescita esponenziale della quantità di: report da firmare, ordiniin attesa di approvazione o di essere rilasciati in produzione, documenti conservati per periodi superiori a quelli richiesti dalla legge...

Per scorte possono essere intese anche le forniture di cancelleria per ufficio: per esempio eccessive giacenze di toner… possono costituire uno spreco in quanto possono rovinarsi o diventare obsolete prima ancora di essere utilizzate (questo accade quando viene cambiato il modello della stampante aziendale) .

Per eliminare tali sprechi, anche negli uffici, può risultare utile dotarsi di un sistema informatico che consente di:

• individuare e segnalare rapidamente l'insorgenza di un fabbisogno reale, tenendo conto delle eventuali giacenze disponibili e delle diverse politiche di approvvigionamento;

• gestire elettronicamente l'intero ciclo dell'ordine di acquisto in modo da snellire il processo e renderlo così più efficiente.

Trasporti

Lo spostamento superfluo di documenti, report o pratiche da un ufficio all'altro è un difetto tipico degli uffici non sufficientemente digitalizzati.

Ciò nonostante anche il continuo spostamento di file elettronici da un database all'altro o via email può di fatto costituire uno spreco in quanto impedisce una rapida localizzazione del file in questione.

Attraverso specifiche funzioni informatiche è possibile :

• generare la reportistica necessaria in formato elettronico ed utilizzarla direttamente evitando stampe inutili;

• visualizzare disegni tecnici o eseguire file multimediali puntando ad un repository condiviso in modo da evitare spostamenti inutili di materiale.

Difetti

La redazione di elaborati contenenti errori o mancanti di informazioni importanti può determinare un rallentamento dell'intero processo produttivo.

Alcuni esempi possono essere le misure o le tolleranze errate nei disegni tecnici che possono generare delle non conformità. Con l'aiuto di specifiche applicazioni informatiche presenti nella nostra piattaforma è possibile:

• inserire una serie di controlli prima di rilasciare il piano di produzione. In tale modo, eventuali errori verrebbero identificati, segnalati e risolti minimizzando l'impatto sul processo produttivo a valle;

• creare delle strutture dati appropriate che consentano di evidenziare situazioni particolari in cui informazioni essenziali necessarie alla produzione risultino mancanti.

Movimentazioni

Spostamento del personale da un ufficio all'altro per concludere una pratica, ritirare delle stampe, reperire la documentazione necessaria o semplicemente chiedere informazioni.

Questa tipologia di spreco è riconducibile ad una disposizione non ottimizzata degli uffici, degli archivi e delle risorse condivise tra diversi uffici (ad esempio fotocopiatrici, fax o stampanti) .

L'utilizzo di un database centralizzato consentirebbe agli impiegati di accedere velocemente alle informazioni desiderate direttamente dalla loro postazione. Inoltre, nel caso di documentazione cartacea, potrebbe essere tracciata elettronicamente l'esatta posizione dei documenti per velocizzare la loro ubicazione.

Processo

Fornire servizi non richiesti come ad esempio revisioni ridondanti, richieste multiple di approvazione o controlli perpetui che rischiano più di essere d'intralcio alla produzione che di agevolarla.

Inoltre l'utilizzo di tecnologie obsolete o il loro scorretto utilizzo può provocare rallentamenti in fase di generazione ed elaborazione delle informazioni stesse. Con l'aiuto di specifiche applicazioni informatiche è possibile:

• organizzare le strutture dati in modo da evitare di inserire più volte le medesime informazioni;

• definire specifici workflow in modo che venga richiesta l'approvazione di specifici passi solo quando effettivamente necessario;

• gestire in modo appropriato i legami tra le differenti strutture dati in modo da disporre di informazioni sempre coerenti ed aggiornate.

L'ottavo spreco

Oltre ai sette sprechi riscontrabili anche nei processi produttivi, quando si parla di Lean Office, o più in generale dell'applicazione dei principi della Lean Manufacturing al mondo dei servizi, diventa di fondamentale importanza soffermarsi anche sul sottoutilizzo delle persone rispetto alle loro effettive capacità.

Nel terziario il costo del personale è quello che incide maggiormente sul bilancio di un'azienda: impiegare risorse con competenze non corrispondenti alle reali esigenze comporta uno spreco sia nel caso in cui la risorsa si riveli troppo qualificata (in quanto risulterebbe sottopagata e non aggiungerebbe valore per il cliente al prodotto finito) sia quando essa si riveli poco qualificata (il prodotto finale non rispecchia gli standard di qualità richiesti dal cliente).

Per questo motivo, in alcuni casi potrebbe essere utile avvalersi di uno strumento informatico che aiuti a distribuire correttamente i carichi di lavoro tenendo conto anche delle effettive abilità.

Se desideri approfondire questi argomenti o ti interessa sapere cosa possiamo fare per la tua azienda, contattaci senza impegno.

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